Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh là một thủ tục quan trọng giúp doanh nghiệp cập nhật thông tin pháp lý, đảm bảo hoạt động kinh doanh hợp pháp và phù hợp với thực tế. Trong bài viết này, Civillaw sẽ hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện thủ tục, từ chuẩn bị hồ sơ đến nộp hồ sơ trực tuyến, kèm theo các lưu ý để tránh sai sót. Hãy cùng tìm hiểu để hoàn thành thủ tục một cách nhanh chóng và hiệu quả.
Các trường hợp cần thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh
Doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh trong các trường hợp sau:
Thay đổi tên doanh nghiệp: Khi muốn đổi tên công ty để phù hợp với chiến lược kinh doanh hoặc thương hiệu mới.
Thay đổi địa chỉ trụ sở chính: Bao gồm chuyển địa chỉ trong cùng quận/huyện hoặc sang tỉnh/thành phố khác.
Thay đổi vốn điều lệ, phần vốn góp, tỷ lệ phần vốn góp: Tăng hoặc giảm vốn, thay đổi cơ cấu góp vốn giữa các thành viên/cổ đông.
Thay đổi ngành nghề kinh doanh: Bổ sung hoặc rút bớt ngành nghề kinh doanh để phù hợp với hoạt động thực tế.
Thay đổi người đại diện theo pháp luật: Khi có sự thay đổi về nhân sự giữ vai trò này.
Thay đổi thông tin cổ đông/thành viên góp vốn: Áp dụng cho công ty cổ phần hoặc công ty TNHH.
Thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân/chủ sở hữu công ty TNHH MTV
Thay đổi vốn đầu tư của chủ doanh nghiệp tư nhân
Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đối với công ty bị tách, công ty nhận sáp nhập
Thay đổi thông tin chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh: Khi cần cập nhật hoặc bổ sung.
Thời hạn thông báo: Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải thông báo thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày kể từ ngày có quyết định thay đổi. Nếu không thực hiện đúng hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính.
Lưu ý: Một số thông tin như số điện thoại, email, hoặc website không cần đăng ký thay đổi trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh nhưng vẫn cần thông báo để cập nhật hồ sơ trên hệ thống.
Hồ sơ cần chuẩn bị để thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh
Hồ sơ thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh phụ thuộc vào nội dung thay đổi, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gửi đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính để thực hiện thủ tục. Dưới đây là danh sách các giấy tờ cần thiết:
Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp: Theo mẫu trong phụ lục đính kèm Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT, được ký bởi người có thẩm quyền theo từng trường hợp.
Nghị quyết, quyết định và biên bản họp: Áp dụng cho công ty TNHH, công ty cổ phần, hoặc các loại hình doanh nghiệp cần họp để thông qua thay đổi.
Bản sao các giấy tờ khác tùy trường hợp thay đổi.
Giấy ủy quyền: Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho cá nhân hoặc tổ chức khác thực hiện thủ tục.
Tất cả hồ sơ nộp trực tuyến cần được ký xác thực bằng chữ ký số hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh.
Quy trình thủ tục thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh
Dưới đây là các bước thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh, áp dụng cả cho nộp trực tiếp và nộp trực tuyến:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Kiểm tra kỹ các giấy tờ cần thiết theo nội dung thay đổi.
Đảm bảo tất cả tài liệu được điền đúng mẫu, ký đầy đủ, và có bản sao công chứng (nếu cần).
Bước 2: Nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia hoặc nộp trực tiếp đến Phòng đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính tùy quy định từng địa phương
Trường hợp nộp hồ sơ online thực hiện như sau:
Truy cập Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Đăng nhập bằng tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc chữ ký số.
Chọn mục “Thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”, điền thông tin và tải các tài liệu cần thiết lên hệ thống. Các tài liệu phải được định dạng PDF, đặt tên theo đúng tài liệu yêu cầu trên hệ thống.
Kiểm tra kỹ thông tin, ký xác thực bằng chữ ký số, và nộp hồ sơ.
Lưu ý: Hiện nay, các địa phương khuyến khích các doanh nghiệp nộp hồ sơ qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp vì có các lợi ích sau:
Tiết kiệm thời gian: Không cần đến trực tiếp cơ quan đăng ký, tiết kiệm chi phí đi lại.
Linh hoạt: Có thể nộp hồ sơ bất kỳ lúc nào, không phụ thuộc vào giờ hành chính.
Dễ theo dõi: Hệ thống cho phép kiểm tra trạng thái hồ sơ và nhận thông báo sửa đổi nhanh chóng.
Bước 3: Thanh toán phí, lệ phí
Thanh toán trực tuyến qua cổng dịch vụ công hoặc tại cơ quan đăng ký kinh doanh (nếu nộp trực tiếp).
Mức phí thay đổi đăng ký kinh doanh thường dao động là 100.000 VNĐ, tùy theo quy định hiện hành.
Bước 4: Theo dõi hồ sơ
Sau khi thanh toán và nộp hồ sơ trực tuyến, người nộp sẽ nhận được email thông báo đã thanh toán lệ phí thành công và email thông báo tiếp nhận hồ sơ.
Người nộp theo dõi trạng thái hồ sơ qua email hoặc mục “Tra cứu hồ sơ” trên cổng thông tin.
Bước 5: Nhận kết quả
Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ xử lý hồ sơ trong 3 ngày làm việc.
Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới hoặc Giấy xác nhận thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp qua đường bưu điện hoặc liên hệ lấy trực tiếp.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo yêu cầu sửa đổi qua email hoặc hệ thống. Doanh nghiệp cần lưu ý sửa đổi và nộp lại hồ sơ theo đúng thời hạn quy định trong thông báo nếu không sẽ bị trả hồ sơ.
Bước 6: Thực hiện các thủ tục liên quan (nếu có)
Cập nhật thông tin thuế: Đối với thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế, doanh nghiệp cần làm việc với cơ quan thuế để điều chỉnh thông tin.
Cập nhật thông tin tài khoản ngân hàng, giấy tờ khác nếu cần.
Lưu ý quan trọng khi thực hiện thủ tục
Để đảm bảo thủ tục diễn ra suôn sẻ, doanh nghiệp cần lưu ý:
Xác thực hồ sơ: Thông tin trên hồ sơ điện tử phải khớp với hồ sơ giấy, đặc biệt là thông tin liên hệ như số điện thoại và email.
Ủy quyền: Nếu ủy quyền cho bên thứ ba, cần có văn bản ủy quyền hợp lệ, ghi rõ thông tin người được ủy quyền.
Thời hạn xử lý: Hồ sơ hợp lệ sẽ được xử lý trong 3 ngày làm việc. Nếu không hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo sửa đổi ngay trong thời gian này.
Cập nhật thông tin thuế: Đối với thay đổi địa chỉ dẫn đến thay đổi cơ quan thuế, doanh nghiệp phải hoàn thành thủ tục thuế trước khi nộp hồ sơ thay đổi.
Không cần đóng dấu: Theo quy định hiện hành, các văn bản thông báo thay đổi không bắt buộc phải đóng dấu doanh nghiệp.
Các câu hỏi thường gặp
Có thể thay đổi nhiều nội dung đăng ký kinh doanh cùng lúc không?
Trả lời: Có, doanh nghiệp có thể thay đổi nhiều nội dung cùng lúc (ví dụ: tên công ty và địa chỉ) trong một lần nộp hồ sơ, miễn là cung cấp đầy đủ giấy tờ theo yêu cầu.
Thời gian xử lý hồ sơ thay đổi là bao lâu?
Trả lời: Thông thường, hồ sơ hợp lệ sẽ được xử lý trong 3 ngày làm việc. Nếu cần bổ sung, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo ngay trong thời gian này.
Có thể ủy quyền cho bên thứ ba làm thủ tục không?
Trả lời: Có, nhưng cần có văn bản ủy quyền hợp lệ và thông tin người được ủy quyền phải được ghi rõ trong hồ sơ.
Thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh là một bước quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp hoạt động hợp pháp và phù hợp với thực tế kinh doanh. Với sự hỗ trợ của Civillaw, bạn có thể thực hiện thủ tục này một cách nhanh chóng và tiện lợi. Hãy liên hệ Civillaw để được hỗ trợ ngay nhé.
