Kinh doanh nhà trọ, phòng trọ là một hình thức đầu tư phổ biến tại Việt Nam, mang lại thu nhập ổn định cho nhiều cá nhân và hộ gia đình. Tuy nhiên, để hoạt động hợp pháp và tránh rủi ro pháp lý, bạn cần thực hiện đúng thủ tục đăng ký kinh doanh nhà trọ, phòng trọ. Theo quy định pháp luật, bất kỳ ai cho thuê từ một phòng trọ trở lên đều phải đăng ký kinh doanh. Bài viết này của Civilaw sẽ hướng dẫn bạn chi tiết từng bước, từ điều kiện, hồ sơ, quy trình đến các lưu ý quan trọng để kinh doanh nhà trọ hiệu quả và đúng luật.
Kinh doanh nhà trọ, phòng trọ có bắt buộc đăng ký không?
Câu trả lời là có. Theo Nghị định 39/2007/NĐ-CP và Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp và các quy định liên quan, cá nhân hoặc tổ chức kinh doanh nhà trọ, phòng trọ phải đăng ký kinh doanh dưới hình thức hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp. Điều này áp dụng ngay cả khi bạn chỉ cho thuê một phòng trọ.
Nếu không đăng ký kinh doanh, bạn có thể bị phạt tiền từ 5 đến 10 triệu nếu không đăng ký hộ kinh doanh trong những trường hợp phải đăng ký hoặc từ 50 đến 100 triệu nếu hoạt động dưới hình thức doanh nghiệp nhưng không đăng ký doanh nghiệp theo Nghị định 122/2021/NĐ-CP. Ngoài ra, việc không đăng ký còn gây khó khăn trong việc quản lý thuế, an ninh trật tự, và xử lý các tranh chấp với khách thuê.
Điều kiện đăng ký kinh doanh nhà trọ, phòng trọ
Để đăng ký kinh doanh nhà trọ, phòng trọ, bạn cần đáp ứng các điều kiện sau:
Về con người
Là công dân Việt Nam, từ 18 tuổi trở lên.
Có đầy đủ năng lực hành vi dân sự theo quy định pháp luật.
Không thuộc các trường hợp bị cấm kinh doanh (ví dụ: đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự).
Về cơ sở vật chất
Nhà trọ phải đảm bảo các tiêu chuẩn về phòng cháy chữa cháy (PCCC) theo Nghị định 136/2020/NĐ-CP. Ví dụ: có bình chữa cháy, lối thoát hiểm rõ ràng, đặc biệt với nhà trọ từ 5 tầng trở lên hoặc có hơn 10 phòng.
Đảm bảo an ninh trật tự, không vi phạm các quy định về môi trường hoặc xây dựng.
Về địa điểm kinh doanh
Bạn phải có quyền sử dụng hợp pháp đối với địa điểm kinh doanh (nhà trọ, phòng trọ). Điều này được chứng minh qua:
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/sở hữu nhà ở.
Hợp đồng thuê nhà (nếu bạn thuê lại để kinh doanh).
Địa điểm không nằm trong khu vực cấm kinh doanh (ví dụ: đất quy hoạch, khu vực quốc phòng).
Thủ tục đăng ký kinh doanh nhà trọ, phòng trọ
Quy trình đăng ký kinh doanh nhà trọ, phòng trọ gồm các bước sau:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký kinh doanh nhà trọ, phòng trọ
Thu thập và hoàn thiện các giấy tờ theo quy định.
Kiểm tra kỹ thông tin để đảm bảo tính chính xác, hợp lệ.
Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký kinh doanh nhà trọ, phòng trọ
Từ 01/07/2025, nộp hồ sơ đăng ký hộ kinh doanh trực tiếp tại cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã. Ngoài ra, bạn có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp của địa phương. Lệ phí đăng ký: Khoảng 100.000 – 300.000 đồng, tùy địa phương.
Nộp hồ sơ thành lập doanh nghiệp tại tại Sở Tài Chính tỉnh/thành phố. Có thể nộp trực tuyến qua Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Lệ phí đăng ký khoảng 100.000 đồng.
Bước 3: Nhận kết quả xử lý hồ sơ đăng ký kinh doanh nhà trọ, phòng trọ
Thời gian xử lý hồ sơ: 3-5 ngày làm việc nếu hồ sơ hợp lệ.
Bạn sẽ nhận được Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh./ Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Bước 4: Đăng ký mã số thuế đối với hộ kinh doanh
Đối với doanh nghiệp, mã số doanh nghiệp đồng thời là mã số thuế nhưng đối với hộ kinh doanh cần thực hiện thêm thủ tục đăng ký mã số thuế. Do đó, sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, đến Đội Thuế quận/huyện để đăng ký mã số thuế.
Hồ sơ đăng ký kinh doanh nhà trọ, phòng trọ
Để đăng ký kinh doanh nhà trọ, phòng trọ dưới hình thức hộ kinh doanh, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
Giấy đề nghị đăng ký hộ kinh doanh
Bản sao công chứng giấy tờ tùy thân: CCCD/Hộ chiếu của chủ hộ kinh doanh.
Văn bản chứng minh quyền sử dụng địa điểm kinh doanh:
Bản sao công chứng Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất/sở hữu nhà.
Hợp đồng thuê nhà (nếu thuê lại).
Bản cam kết an ninh trật tự: Theo mẫu của Công an địa phương, cam kết đảm bảo an ninh tại khu trọ.
Giấy chứng nhận PCCC (nếu nhà trọ thuộc diện phải kiểm tra PCCC, ví dụ: từ 5 tầng trở lên).
Hồ sơ cần được chuẩn bị đầy đủ, đúng mẫu để tránh việc bổ sung, làm chậm tiến độ đăng ký.
Để đăng ký kinh doanh nhà trọ, phòng trọ dưới hình thức doanh nghiệp, bạn cần chuẩn bị các giấy tờ sau:
Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
Điều lệ công ty (đối với công ty TNHH, cổ phần).
Danh sách thành viên/cổ đông.
Bản sao CCCD của chủ doanh nghiệp hoặc thành viên.
Các quy định pháp luật cần tuân thủ khi kinh doanh nhà trọ, phòng trọ
Khi vận hành nhà trọ, phòng trọ, bạn cần tuân thủ các quy định sau để tránh vi phạm pháp luật:
An ninh trật tự
Thông báo hoạt động kinh doanh: Trong vòng 3 ngày kể từ khi bắt đầu hoạt động, thông báo với Công an xã/phường nơi có nhà trọ.
Báo cáo định kỳ: Hàng tháng, nộp báo cáo tình hình an ninh trật tự (theo mẫu của Công an).
Đăng ký tạm trú: Yêu cầu khách thuê đăng ký tạm trú tại Công an địa phương.
Phòng cháy chữa cháy
Trang bị đầy đủ thiết bị PCCC như bình chữa cháy, đèn thoát hiểm.
Với nhà trọ từ 5 tầng trở lên hoặc hơn 10 phòng, cần được cơ quan PCCC kiểm tra và cấp giấy chứng nhận.
Chi phí đăng ký kinh doanh nhà trọ, phòng trọ
Lệ phí đăng ký kinh doanh: 100.000 – 300.000 đồng.
Lệ phí môn bài: 300.000 – 1.500.000 đồng/năm.
Chi phí công chứng giấy tờ: Khoảng 50.000 – 200.000 đồng/giấy tờ.
Chi phí PCCC (nếu có): Tùy quy mô nhà trọ, có thể từ 1-5 triệu đồng.
*Lưu ý: Bảng giá trên (chưa bao gồm VAT) và mang tính chất tham khảo, để biết thêm thông tin chi tiết vui lòng liên hệ qua Hotline: 0778.889.688 để được báo giá mới nhất.
Lưu ý quan trọng khi kinh doanh nhà trọ, phòng trọ
Để kinh doanh nhà trọ, phòng trọ hiệu quả và tránh rủi ro, bạn cần lưu ý:
Đăng ký tạm trú cho khách thuê: Đảm bảo tất cả khách thuê đều đăng ký tạm trú tại Công an địa phương để tránh bị phạt.
Ký hợp đồng thuê nhà rõ ràng: Hợp đồng cần ghi rõ giá thuê, thời hạn, quyền và nghĩa vụ của hai bên.
Sử dụng phần mềm quản lý nhà trọ: Các phần mềm như Mtro, KiotViet giúp bạn quản lý thu chi, hợp đồng, và thông tin khách thuê dễ dàng.
Kiểm tra định kỳ nhà trọ: Đảm bảo cơ sở vật chất (điện, nước, PCCC) luôn đạt chuẩn.
Câu hỏi thường gặp
Kinh doanh bao nhiêu phòng trọ thì phải đăng ký?
Bất kỳ ai cho thuê từ 1 phòng trọ trở lên đều phải đăng ký kinh doanh theo quy định.
Giấy phép kinh doanh nhà trọ có thời hạn không?
Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh không có thời hạn, trừ khi bạn tự giải thể hoặc bị thu hồi.
Làm sao để đảm bảo an ninh trật tự cho nhà trọ, phòng trọ?
Lắp camera giám sát. Yêu cầu khách thuê đăng ký tạm trú. Hợp tác chặt chẽ với Công an địa phương.
Đăng ký kinh doanh nhà trọ, phòng trọ là bước bắt buộc để đảm bảo hoạt động hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý. Chỉ với một bộ hồ sơ đơn giản và quy trình 3-5 ngày, bạn đã có thể vận hành nhà trọ một cách an tâm. Hãy chuẩn bị đầy đủ giấy tờ, tuân thủ các quy định về an ninh, PCCC, và giá điện/nước để xây dựng mô hình kinh doanh bền vững. Cần hỗ trợ đăng ký kinh doanh nhà trọ, phòng trọ? Liên hệ ngay Civillaw để được tư vấn miễn phí hoặc để lại câu hỏi dưới bài viết!
